11-09-2017

Booking Meeting và những điều cần lưu ý

 

Booking meeting có nghĩa là đặt phòng họp, đây là thuật ngữ được dùng khá phổ biến hiện nay. Làm sao để có được cuộc Booking Meeting hiệu quả, khiến khách mời hài lòng nhưng vẫn tiết kiệm được chi phí và đảm bảo đầy đủ các yêu cầu cần thiết luôn là một câu hỏi khó. Như vậy, khi đặt phòng họp cần lưu ý những vấn đề nào?

Số lượng khách mời họp

Để đặt phòng họp hiệu quả, bạn cần phải lưu ý đến số lượng khách mời họp. Số lượng khách mời bao nhiêu sẽ tương ứng với số phòng họp lớn nhỏ bấy nhiêu. Bạn cũng cần lưu ý đến đối tượng của cuộc họp là ai để có thể đặt phòng họp phù hợp. Nếu là một cuộc họp hội đồng quản trị, họp mặt khách hàng cao cấp,…thì bạn nên chọn một phòng họp sang trọng và có chất lượng tốt hơn một chút.

Khách mời họp quyết định rất lớn đến việc lựa chọn địa điểm họp cũng như không gian bày trí trong căn phòng như thế nào cho hợp lý. Do đó, bạn phải hết sức lưu ý đến vấn đề này nếu không muốn cuộc họp gặp phải thất bại hay trở nên đơn điệu và nhàm chán.

Xem thêm: Các dịch vụ hỗ trợ tổ chức sự kiện và những điều cần biết

Chất lượng phòng họp

Nói về chất lượng phòng họp thường có rất nhiều vấn đề liên quan. Nếu bạn là trợ lý hoặc là người chịu trách nhiệm đặt phòng họp thì bạn cần lưu ý đến những vấn đề cơ bản sau:

Về không gian phòng: Không gian căn phòng quyết định rất lớn đến chất lượng cuộc họp. Bạn hãy kiểm tra xem ánh sáng trong căn phòng có ổn định hay không, mọi người có nhìn rõ màng hình máy chiếu không. Nếu cần thiết, bạn có thể thay đổi linh hoạt cách bài trí phòng để phù hợp với tính chất của cuộc họp. Bên cạnh đó, ánh sáng mặt trời cũng sẽ tác động trực tiếp đến thể chất và tâm lý con người nên nếu cuộc họp kéo dài thì bạn nên đặt phòng ở những khu vực có ánh sáng tự nhiên hoặc được che chắn đầu tư cẩn thận.Một vấn đề đặc biệt cần phải lưu tâm đến nữa là phòng họp có cách âm tốt không, nếu không cần thiết bạn vẫn phải chú ý đến khu vực bên ngoài, tránh làm ảnh hưởng đến chất lượng bên trong.

Về thiết bị hỗ trợ: Nói đến các cuộc họp không thể không nhắc đến các thiết bị hỗ trợ cần thiết như loa, micro, máy chiếu, bảng viết,…Để đảm bảo chắc chắn, trợ lý cần kiểm tra thật kỹ sao cho chúng vẫn hoạt động tốt và không bị hư hỏng. Thậm chí, ngay cả ổ cắm điện, bạn cũng phải để tâm kiểm tra nếu không muốn cuộc họp rơi vào trạng thái nóng nực và tối tăm. Đa phần các cuộc họp văn phòng đều có các vật dụng văn phòng phẩm như giấy bút, kẹp tài liệu,…nên bạn cũng phải chú trọng chuẩn bị sẳn.

Về nội thất phòng họp: Nội thất trong họp cũng là vấn đề cần được quan tâm. Để đảm bảo chất lượng cuộc họp tốt nhất, bạn hãy chú trọng đến hệ thống điều hòa, bàn ghế, máy quạt,…để phục vụ cho khách mời. Bàn ghế phải luôn luôn đảm bảo linh hoạt, thoải mái, đặc biệt đối với những cuộc họp cả ngày, tránh trường hợp đặt chỗ họp có cơ sở vật chất nội thất quá nghèo nàn và thô sơ.

Dịch vụ ăn uống

Thông thường, booking meeting thường có dịch vụ ăn uống đi kèm để phục vụ cho khách mời. Nếu địa điểm thuê đã có dịch vụ phục vụ ăn uống thì bạn có thể thuê luôn tại đây. Còn nếu địa điểm không có dịch vụ này thì bạn hãy nên chọn những nơi có nhà hàng ở gần đó để tiện cho việc di chuyển. Đặc biệt, hãy nhớ đến việc thay nước, cafe trong buổi họp nếu cuộc họp kéo dài.

Ăn uống trong buổi họp không cần quá xa hoa cầu kỳ, chỉ cần một bữa ăn nhỏ, nhanh gọn là được. Bạn nên chọn những món ăn phổ biến, hợp với khẩu vị của nhiều người. Không nên chọn những món quá “độc lạ” vì một số người không thể sử dụng được.

Hỗ trợ kỹ thuật

Hỗ trợ kỹ thuật là điều tất yếu khi đặt phòng họp. Bạn có thể chọn người hỗ trợ kỹ thuật hoặc cũng có thể kiểm tra xem ai là người phụ trách công việc này cho sự kiện. Hãy lấy thông tin liên lạc của người này để đề phòng trường hợp trục trặc kỹ thuật, bạn có thể gọi đến xử lý ngay để cuộc họp không bị gián đoạn.

Lưu ý, nếu bạn không tham gia cuộc họp thì hãy chuyển thông tin liên lạc của người này đến người phụ trách hoặc chủ tọa để đề phòng trường hợp có trục trặc xãy ra và có thể ứng biến ngay lập tức. Nhìn có vẻ đây là vấn đề đơn giản nhưng thực chất rất quan trọng khi booking meeting nên bạn phải hết sức lưu ý.

Địa điểm phòng họp

Thực tế cho thấy rằng, bạn nên đặt phòng họp ở những địa điểm dễ tìm kiếm để ai cũng có thể dễ dàng đến đó. Nếu có biển chỉ dẫn thì càng tốt vì điều này giúp khách mời không còn băn khoăn lo lắng trong việc tìm kiếm địa điểm mà họ có thể lần theo hướng dẫn để đi đến.

Chỉnh chu hơn một chút, bạn hãy sắp xếp một người phụ trách khác thay mình (nếu bản thân bạn tham dự cuộc họp) để hướng dẫn đường chi tiết khi cần thiết. Còn nếu bạn phụ trách công việc này thì chắc chắn bạn phải thực hiện một cách chu đáo và cẩn thận.

Xem thêm: Cách tổ chức họp mặt lớp ấn tượng đáng nhớ mà vẫn tiết kiệm chi phí

Trên đây là một số lưu ý khi booking meeting mà Vdes giới thiệu đến bạn đọc. Hãy chắc chắn rằng, trước khi cuộc họp diễn ra, mọi vấn đề liên quan đều được chuẩn bị một cách chu đáo bằng cách đặt phòng sớm và tự mình kiểm tra tất cả thông tin cần thiết.