Cách tổ chức event thành công ngoài sức mong đợi

Tổ chức sự kiện như thế nào để suôn sẻ, đem lại thành công luôn là câu hỏi trăn trở của rất nhiều người trong nghề. Đây là vấn đề muôn thuở mà bất cứ ai dấn thân vào nghề này cũng phải đặt ra cho mình. Bạn là người không mấy chuyên nghiệp nhưng lại được công ty giao cho nhiệm vụ tổ chức một event sắp đến. Bạn lo lắng, hoang mang không tìm ra được hướng đi đúng đắn. Đừng lo, dưới đây là cách tổ chức event thành công ngoài sức mong đợi bạn có thể tham khảo cho mình.

Xác định chủ đề của buổi sự kiện

Tổ chức sự kiện là công việc góp phần vào việc đánh bóng tên tuổi,thương hiệu, sản phẩm của một công ty hay tổ chức thông qua việc thực hiện, chỉ đạo các sự kiện quan trọng như ra mắt sản phẩm mới, tri ân khách hàng,… Mỗi sự kiện bắt buộc phải có 1 chủ đề để có thể làm “kim chỉ nam” cho các hoạt động về sau và là điều kiện để thu hút người tham gia, khách hàng mục tiêu, khách mời, các cơ quan truyền thông hay bạn hàng, đối tác. 

Tất nhiên một sự kiện về ngành nghề nào sẽ thu hút những người hoạt động trong ngành nghề đó tham gia cũng như những nhà tài trợ. Chủ đề của một sự kiện cũng sẽ quyết định đến kênh tiếp thị được dùng để thông tin đến công chúng, khách hàng của sự kiện. Nhìn chung, trong cách tổ chức event, xác định chủ đề sự kiện không khó, nhưng bạn phải biết cách đi đúng hướng, một khi “chệch” ra khỏi quỹ đạo sẽ để lại nhiều hậu quả không hay đối với nhiều người, nhiều khía cạnh khác nhau.

Lựa chọn địa điểm tổ chức event

Một sự kiện thành công cũng đồng nghĩa với việc bạn biết cách chọn cho mình địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp. Địa điểm này phụ thuộc vào các yếu tố như số lượng khách mời tham dự, các hoạt động tổ chức tại sự kiện, thậm chí cần đến những không gian trưng bày tại sự kiện. Một sự kiện với quy mô tổ chức khoảng 100 – 200 người, bạn nên chọn những địa điểm tổ chức như phòng hội thảo của khách sạn, phòng học, giảng đường. Nhưng nếu với con số 500 đến 1000 thì bạn cần chọn một địa điểm rộng hơn như trung tâm hội nghị hay khán phòng.

Hãy nhớ, lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phải đáp ứng đầy đủ các yếu tố như âm thanh, ánh sáng, cơ sở vật chất, thái độ phục vụ,…Nhìn chung, yếu tố chất lượng nhất định phải được đảm bảo. Nếu có thời gian, bạn có thể tìm hiểu và lập cho mình một list địa điểm chất lượng trước khi quyết định nên chọn hay không nên chọn địa điểm nào. Đó cũng  chính là một trong những cách tổ chức event khôn ngoan tinh tế.

Quảng bá và truyền thông sự kiện

Để có một sự kiện thành công ngoài sự mong đợi bạn cần có sự kết hợp giữa thực tiễn và tư duy sáng tạo. Đây được xem là hoạt động khó nhất trong quy trình tổ chức, và là hoạt động chủ chốt quyết định đến sự thành công của sự kiện. Có rất nhiều cách để quảng bá một event được nhiều người áp dụng.

Đa phần những nhà tổ chức sự kiện có ngân sách lớn thường sẽ quảng bá qua các hình thức như báo chí, tạp chí, truyền hình, phát thanh, radio, thông cáo báo chí, poster,…Còn nếu tổ chức hạn hẹp về mặt tài chính thì tiếp thị qua điện thoại, email hàng loạt,..được cho là sự lựa chọn hợp lý.

Xây dựng kịch bản sự kiện

Bất kể sự kiện lớn nhỏ, dài hay ngắn đều cũng cần xây dựng kịch bản. Một kịch bản thú vị, ấn tượng sẽ tạo nên sự kiện có một không hai, ghi dấu ấn mạnh mẽ trong lòng người tham gia. Để xây dựng được kịch bản hay, bạn cần trả lời được đầy đủ những câu hỏi như đối tượng hướng đến là ai, mục đích chính của sự kiện là gì, điều gì để lại dấu ấn khó phai nhất, làm thế nào để tạo được tiếng vang….Ví dụ sự kiện dành cho giới trẻ bạn có thể tạo ra một sự kiện có tính “giật gân”, còn sự kiện dành cho các doanh nhân thì bạn phải cho họ thấy được lợi ích khi đến và đầu tư vào sự kiện đó là gì.

Thông điệp của sự kiện cũng phải được duy trì xuyên suốt trong kịch bản. Một sự kiện không có thông điệp không khác gì sự kiện “chết”. Thông điệp ở đây không phải là thông điệp chung chung, mà là một thông điệp rất rõ ràng, tạo được sự khác biệt nhất định. Bên cạnh thông điệp thì các trò chơi, gamshow độc đáo trong sự kiện cũng phải được xây dựng thật kỹ lưỡng và chi tiết trong kịch bản. Đó là những điều cốt lõi để một sự kiện hoàn thành được mục tiêu mà mình đề ra đối với từng nhóm đối tượng là đơn vị tổ chức, khách hàng hay công chúng.

Ngoài những vấn đề trên, trong quá trình tổ chức sự kiện, bạn cần luôn luôn theo sát quá trình diễn ra, phân công đôn đốc nhân viên trong các hoạt động lớn nhỏ, chuẩn bị mọi thứ thật kỹ càng và chính xác trước khi bắt đầu, thu gọn những “chiến lợi phẩm” sau khi sự kiện kết thúc,…Tất cả đều phải được chuẩn bị và thực hiện một cách chi tiết. Với những thông tin cơ bản về cách tổ chức event trên đây, mong rằng bạn đọc có thể bổ sung thêm cho mình vốn kiến thức cần biết khi thực hiện chương trình. Chúc bạn vui!