Tổ chức hội nghị khách hàng và những điều cần nắm rõ trong lòng bàn tay

 

Tổ chức hội nghị khách hàng là việc làm thiết thực được nhiều công ty, doanh nghiệp chọn lựa. Vì sao phải tổ chức, tổ chức như thế nào cho ấn tượng, những vấn đề cần nắm rõ và lưu ý trong trường hợp này là gì? Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây.

Tổ chức hội nghị khách hàng là gì, vì sao phải tổ chức?

Hội nghị tri ân khách hàng là điều rất phổ biến và thân thuộc tại các công ty, doanh nghiệp nhằm mục đích gửi lời tri ân đến những khách hàng thân thiện và đối tác làm ăn kinh doanh đã tin tưởng ủng hộ, dùng sản phẩm của công ty. Từ đó, tăng thêm tình đoàn kết, hiểu biết lẫn nhau để cùng xây dựng và phát triển thương hiệu một cách nhanh và bền vững hơn. Đó là lý do vì sao hiện nay, tổ chức hội nghị tri ân khách hàng được rất nhiều đơn vị, tổ chức đánh giá cao và xem trọng.

Bạn nghĩ sao về việc một đơn vị làm ăn kinh doanh mà không có khách hàng?. Bạn nghĩ gì về câu nói “khách hàng là thượng đế”? Trả lời được câu hỏi này cũng đồng nghĩa với việc bạn hiểu rõ được tầm quan trọng của khách hàng đối với công ty, doanh nghiệp. Khi không có khách hàng, doanh nghiệp đó chẳng khác gì một doanh nghiệp “chết”. Vì vậy, tổ chức hội nghị tri ân khách hàng không chỉ đơn thuần là gửi lời cảm ơn đến người ủng hộ, đến bạn hàng của mình mà còn là sợi dây gắn kết tạo dựng được niềm tin, chữ tín và níu chân khách hàng trung thành với đơn vị của mình trong thời gian dài sắp đến.

Mặt khác, tổ chức hội nghị tri ân khách hàng còn mang trong mình ý nghĩa thiết thực và lớn lao hơn nữa. Đó chính là thu hút, tiếp cận đối tượng khách hàng tiềm năng, giới thiệu sản phẩm và dịch vụ đến tay người tiêu dùng, quảng bá thương hiệu và hình ảnh công ty đến với nhiều người và đặc biệt đó còn là cách để xây dựng chiến lược kinh doanh, phát triển dịch vụ một cách khôn ngoan và phù hợp nhất

Những vấn đề cần nắm rõ khi tổ chức hội nghị khách hàng

Bất cứ sự kiện nào cũng vậy, muốn được diễn ra suôn sẻ và thành công, bắt buộc bạn phải xây dựng được quy trình tổ chức khoa học và chặt chẽ. Và tất nhiên, tổ chức hội nghị khách hàng cũng không nằm ngoài xu thế đó. Bạn đọc có thể tham khảo quy trình tổ chức hội nghị khách hàng như sau:

Mục đích tổ chức

Xác định đúng mục đích tổ chức được ví như “kim chỉ nam” để bạn xây dựng kịch bản xuyên suốt trong quá trình thực hiện chương trình. Như đã nói ở trên mục đích tổ chức hội nghị tri ân khách hàng chủ yếu là để bày tỏ lòng biết ơn đối với khách hàng, đối tác của mình, thu hút khách hàng tiềm năng, quảng bá thương hiệu và xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp.

Thời gian tổ chức

Lựa chọn thời gian tổ chức hội nghị cũng là điều khá quan trọng bạn cần lưu ý. Sẽ thật thiếu tế nhị nếu bạn chọn những ngày đầu tuần hay buổi trưa để tổ chức chương trình. Thay vào đó, bạn hãy nghĩ đến những ngày cuối tuần như thứ 7,chủ nhật để ai cũng có thể tham gia và tham gia một cách trọn vẹn nhất. Thời gian trong ngày được cho là thích hợp nhất để tổ chức là khoảng 15 giờ chiều trở đi.

Địa điểm tổ chức

Không cần những nơi quá xa hoa, sang trọng, bạn chỉ cần chọn cho hội nghị một địa điểm phổ biến, dễ tìm, dễ kiếm và đặc biệt ai cũng có thể biết đến. Dù là địa điểm nào đi chăng nữa, bạn cũng cần phải đảm bảo số lượng chỗ ngồi, âm thanh, ánh sáng và phục vụ đầy đủ để khách hàng cảm thấy hài lòng.

Kịch bản chương trình

Muốn xây dựng được một kịch bản khoa học, bạn cần đầu tư thời gian và công sức của mình để tìm hiểu những vấn đề như số lượng khách mời, chủ đề của buổi hội nghị, kinh phí dự trù, nội dung tổ chức đơn giản hay cầu kỳ, điểm nhấn nổi bật trong chương trình là gì, có những phần nào cần lưu ý,….Một khi xác định được đúng những vấn đề này, chắc chắn bạn sẽ xây dựng được một kịch bản như ý.

Phân công công việc

Tổ chức hội nghị khách hàng gồm rất nhiều công việc, nó liên quan đến quá trình làm việc nhóm nên bạn cần phải vạch ra kế hoạch và trọng trách của từng nhóm bộ phận để công việc diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn. Theo đó, bạn có thể phân công nhóm in ấn giấy mời, gửi thư mời, nhóm hậu cần setup hậu trường, chuẩn bị quà, phương tiện di chuyển và nhóm đưa đón khách mời,…

Gửi thư mời

Trước khi quyết định gửi thư, bạn cần thống kê lại số lượng khách hàng, đối tác tham dự là bao nhiêu để phân gửi cho hợp lý. Bạn nên gửi trước 7 ngày để mọi người có thời gian chuẩn bị.Thư mời cần thể hiện rõ được mục đích, thông điệp, nội dung, lợi ích cho khách hàng khi đến tham dự một cách mạch lạc và rõ ràng.

Chuẩn bị diễn ra chương trình

Công tác chuẩn bị trước khi diễn ra chương trình là việc làm vô cùng cần thiết và phải được xem xét một cách cẩn thận, chu toàn. Bao gồm hai công việc chính là setup không gian tổ chức (khẩu hiệu, băng rôn, banner, backdrop,logo, âm thanh, ánh sáng,…) và chuẩn bị các hạng mục khác (tài liệu, băng đĩa giới thiệu, quà tặng, mc dẫn chương trình, ca nhạc,..)

Kết thúc chương trình

Sau khi chương trình đã kết thúc, lễ tân sẽ tiến hành tặng quà và tiễn khách ra về một cách trang trọng và lịch thiệp

Một số điều cần lưu ý khi tổ chức hội nghị khách hàng

– Nên xây dựng một kịch bản hấp dẫn, lôi cuốn, tránh để khách hàng rơi vào trạng thái buồn ngủ.

– Chuẩn bị những tiết mục biểu diễn nghệ thuật đặc sắc để tạo không gian vui tươi, thoải mái.

– Lựa chọn địa điểm thích hợp, được nhiều người biết đến.

– Tổ chức các gameshow sân khấu vui nhộn, đầy ý nghĩa

– Chuẩn bị quà tặng khách hàng thiết thực và phù hợp với từng đối tượng.

Với những chia sẻ về tổ chức hội nghị tri ân khách hàng trên đây. Hi vọng bạn đọc có thể hiểu rõ hơn về việc làm này cũng như xây dựng được cho công ty của mình một chương trình hội nghị đặc sắc, ấn tượng và khó quên.