Hướng dẫn bạn cách thức chuẩn bị cho tiệc công ty thành công
Tiệc công ty là nơi để các thành viên trong công ty có thể giao lưu, học hỏi, trao đổi kinh nghiệm và có thể hiểu nhau hơn. Tổ chức tiệc công ty như thế nào để tạo sự thoải mái và thích thú luôn là dấu chấm hỏi của rất nhiều người. VDes sẽ hướng dẫn bạn cách thức chuẩn bị cho tiệc công ty thành công ngoài sức mong đợi.
Xác định thời gian tổ chức tiệc công ty
Muốn có được buổi tiệc trọn vẹn và ý nghĩa thì việc xác định thời gian tổ chức tiệc công ty là điều đầu tiên mà bạn cần nghĩ đến. Muốn xác định được thời gian tổ chức tiệc, bạn cần hiểu được công ty của mình tổ chức buổi tiệc này nhằm mục đích gì, nó mang trong mình ý nghĩa nào để có thể lựa chọn thời gian tổ chức thích hợp.
Chẳng hạn như nếu là buổi tiệc liên hoan công ty vừa hoàn thành xong dự án mới bạn có thể tổ chức vào buổi chiều của các ngày cuối tuần như thứ 7. Đây có lẽ là khoảng thời gian thích hợp nhất nếu ngày hôm đó cánh mày râu có vui quá đà cũng có thể tha hồ ngủ vào ngày chủ nhật hôm sau. Ngày tổ chức cũng nên tránh xa các ngày lễ trong năm như lễ giáng sinh, lễ tết,…vì lúc này số lượng khách sẽ giảm đi rất nhiều.
Xem thêm: Tổ chức hội nghị khách hàng và những điều cần nắm rõ trong lòng bàn tay
Hoạch định ngân sách
Thời buổi kinh tế khó khăn, các công ty doanh nghiệp đều thắt chặt chi tiêu, nhất là các khoản tiền dành cho tiệc tùng, nhậu nhẹt nên việc hoạch định ngân sách trước khi quyết định tổ chức tiệc là việc làm hết sức cần thiết. Bởi nó không chỉ có tác dụng giúp bạn quản lý được các khoản thân hụt mà còn có thể tiết kiệm được khá nhiều chi phí.
Tốt nhất, nếu muốn tổ chức tiệc, bạn cần xác định ngân sách từ trước đó khoảng từ 3 – 5 tháng trước đó. Khoảng thời gian này cũng đủ dài để bạn có thể xây dựng các hạng mục cần thiết cần chi tiền trong bữa tiệc. Bạn cũng có thể tự tiết kiệm chi phí bằng cách tự trang trí không gian tiệc, sử dụng nhạc có sẳn,…mà vẫn đem lại sự thích thú và thoải mái cho khách quan.
Xác định chủ đề tiệc công ty
Một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của cách thức chuẩn bị cho tiệc công ty là bạn việc bạn xác định chủ đề tiệc như thế nào. Xác định chủ đề tiệc cũng đồng nghĩa với việc bạn hoạch định ngân sách thành công và tiết kiệm chi phí tổ chức. Chủ đề tiệc càng đơn giản, càng giúp công ty bạn tiết kiệm được những chi phí không cần thiết.
Một số chủ đề tiệc VDes gợi ý cho bạn như chủ đề thể thao nếu công ty bạn là đơn vị chuyên cung cấp các sản phẩm thể dục thể thao, chủ đề tiệc hóa trang nếu công ty bạn muốn tổ chức tiệc trong lễ Hallowen, hay các chủ đề khác như chủ đề điển ảnh, chủ đề dress code,…
Liệt kê danh sách khách mời
Dù là bữa tiệc đông người hay ít người, bạn cũng phải tiến hành liệt kê danh sách khách mời cần thiết để có thể xác định địa điểm tổ chức tiệc phù hợp. Tuỳ theo số lượng khách mời bao nhiêu mà bạn có thể chọn lựa các nhà hàng lớn nhỏ khác nhau hoặc thậm chí là tổ chức tiệc ngoài trời đều được.
Bạn cũng cần cân nhắc xem liệu số lượng khách mời này phù hợp với địa điểm nào, chủ đề bữa tiệc ra sao, tại địa điểm thuê khách mời có thể làm được những hoạt động gì,…Tất cả đều phải liệt kê một cách tỉ mỉ và chi tiết để bữa tiệc có thể diễn ra suôn sẻ trọn vẹn.
Lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc
Một địa điểm tổ chức tiệc phù hợp sẽ tạo được thiện cảm trong lòng khách tham dự. Tùy theo chủ đề, số lượng khách mời, chi phí,…mà bạn tiến hành chọn lựa địa điểm là trong nhà hoặc ngoài trời. Nếu tổ chức ngoài trời, hãy tính toán các phương án dự phòng đề phòng trời mưa, xin thêm quạt nếu khách mời nóng.
Lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc cũng đồng nghĩa với rất nhiều việc kéo theo sau như lựa chọn món ăn, lựa chọn đồ uống, âm thanh ánh sáng phục vụ. Khi lên thực đơn tiệc, bạn nên chọn những món ăn phổ biến, phù hợp với khẩu vị của đại đa số mọi người. Hãy chú ý đến những vị khách ăn chay, ăn kiêng để có thể chọn món ăn làm hài lòng khẩu vị của họ.
Với đồ uống, bạn cũng có thể chọn những loại đồ uống phổ biến như nước ngọt, nước khoáng,…Cần chú ý đến độ tuổi của khách mời, nếu là những người đã trên 20 tuổi, bạn hoàn toàn có thể chọn những loại thức uống có cồn. Tất nhiên cũng phải đảm bảo được những đồ uống không có cồn vì không phải lúc nào phụ nữ cũng có thể uống được bia rượu.
Sẽ thật nhạt nhẽo nếu bữa tiệc diễn ra một cách nhàm chán mà không có những bản nhạc đi kèm. Đa số tiệc đều sử dụng các loại nhạc vui nhộn, mạnh mẽ như DJ, remix,..để làm không khí vui tươi hơn và mọi người có thể lắc lư theo điệu nhạc trong lúc vui chơi, ăn uống.
Gửi giấy mời hoặc mời trực tiếp khách tham dự
Công đoạn cuối cùng của bạn là hãy ghi danh sách những khách quan được mời lên thiệp và gửi chúng đi trước khi buổi tiệc diễn ra khoảng 5 – 7 ngày. Đối với những bữa tiệc nhỏ của công ty mà ai cũng đã biết và chuẩn bị tinh thần thì bạn chỉ cần nhắc nhở mà không cần gửi thiệp.
Xem thêm: 5 điều cần làm để có buổi tiệc họp mặt đầu xuân đáng nhớ
Cách thức chuẩn bị cho tiệc công ty thành công dù mệt mỏi, dù bao gồm nhiều công đoạn khác nhau nhưng nếu hoàn thiện một cách trọn vẹn như ý thì bản thân người tổ chức cảm thấy như được đền bù xứng đáng. Nếu bạn không có thời gian tổ chức tiệc, hãy gọi điện cho chúng tôi. Vdes – Địa chỉ chuyên tổ chức tiệc cưới, tiệc công ty, họp mặt, họp lớp, hội nghị,…sẽ giúp công ty bạn có được buổi tiệc như ý và đáng nhớ.
