Cách lựa chọn nơi tổ chức hội nghị khôn ngoan giúp tiết kiệm chi phí
Lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị như thế nào để tạo ấn tượng mạnh mẽ đối với khách mời, đảm bảo đầy đủ giá trị vật chất và tinh thần là điều không hề dễ dàng. Dưới đây là hướng dẫn cách lựa chọn nơi tổ chức hội nghị khôn ngoan giúp tiết kiệm chi phí dành bạn có thể tham khảo.
Một số tiêu chí khi lựa chọn nơi tổ chức hội nghị
Trước khi lựa chọn bất cứ mặt hàng, sản phẩm hay địa điểm nào, chúng ta thường phải đề ra cho mình những tiêu chí nhất định. Và lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị cũng không nằm ngoài xu hướng đó. Để buổi hội nghị diễn ra thành công, tốt đẹp, bất cứ người phụ trách tổ chức nào cũng đặt ra cho mình những tiêu chí như:
– Địa điểm phải uy tín, chất lượng, nhận được nhiều phản hồi tích cực từ phía khách hàng
– Địa điểm hội tụ đầy đủ các yếu tố như :cơ sở vật chất đầy đủ, phương tiện kỹ thuật hiện đại, đồ ăn thức uống chất lượng, hợp khẩu vị nhiều người
– Địa điểm đã có nhiều năm làm nơi tổ chức hội nghị nhỏ, lớn khác nhau
– Địa điểm có giá cả tương đối, phù hợp với túi tiền của các đơn vị tổ chức, không quá rẻ, cũng không nên quá “chặt chém” khiến người thuê “hoảng sợ”
– Địa điểm nằm ở những nơi phổ biến, dễ tìm kiếm và được nhiều người biết đến.
Lựa chọn nơi tổ chức hội nghị phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Nhìn chung, phải phù hợp với số lượng khách mời, chủ đề hội nghị, không gian trưng bày và chi phí ước tính ban đầu.
Cách lựa chọn nơi tổ chức hội nghị khôn ngoan giúp tiết kiệm chi phí
Phân chia ngân sách cụ thể
Trước khi bắt tay vào thực hiện mọi việc, bạn phải xây dựng nên một bảng phân chia ngân sách cụ thể cho từng hoạt động như thuê địa điểm, thuê nguồn nhân lực, thuê đạo cụ, quà tặng,…Sự phân chia rõ ràng các hạng mục sẽ giúp bạn hoạch định được ngân sách và thực hiện một cách chính xác và không bị thất thoát.
Chọn địa điểm dễ tìm kiếm
Chọn lựa nơi tổ chức hội nghị như thế nào cho dễ tìm kiếm, nghĩa là những địa chỉ này được nhiều người biết đến, nằm trên những cung đường phổ biến. Bên cạnh đó, bạn cũng cần căn cứ vào đối tượng khách mời, mục tiêu hội nghị để chọn lựa địa điểm phù hợp. Chẳng hạn như hội nghị tri ân khách hàng công ty bạn có thể tìm đến các trung tâm hội nghị lớn nhỏ khác nhau. Còn hội nghị triển khai các văn bản pháp luật thì những nơi như hội trường, khán phòng được cho là thích hợp hơn cả.
Lựa chọn địa điểm phù hợp cũng là cách vừa tiết kiệm chi phí, lại vừa tạo ấn tượng với khách mời tham dự. Không cần quá sa hoa, tráng lệ, cũng không nên quá “nghèo nàn” thô sơ. Hãy chọn cho buổi hội nghị một không gian đầy đủ tiện nghi, vật chất kỹ thuật tốt và thái độ phục vụ tận tâm chu đáo. Như vậy là bạn đã góp phần tạo nên thành công cho buổi lễ ý nghĩa này.
Chọn nơi chuyên tổ chức hội nghị
Để tiết kiệm chi phí, cách tốt nhất bạn nên nghĩ đến khi chọn nơi tổ chức hội nghị đó chính là tìm đến những nơi chuyên thực hiện các công việc tổ chức sự kiện. Tại đây, ngoài cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật đã được đầu tư kỹ lưỡng thì thái độ phục vụ của nhân viên cũng chuyên nghiệp và chu đáo hơn.
Đừng bao giờ tìm đến những nơi hoạt động không rõ mục đích, hoạt động một cách chung chung. Bởi nơi đây tìm ẩn rất nhiều nguy cơ khiến bạn vừa tốn tiền cho tổ chức hội nghị lại vừa không có được dịch vụ chất lượng theo ý muốn. Lúc này, hậu quả chắc bạn cũng đã biết!
Chọn thức ăn đồ uống theo mùa
Hội nghị ngoài chương trình, lễ lộc,…thì tổ chức ăn uống vui chơi cũng là điều tất nhiên. Muốn hạn chế tối đa chi phí chi cho đồ ăn thức uống, bạn nên chọn những thực đơn là những món ăn phổ biến, hợp với khẩu vị của nhiều người và theo mùa. Vì sao lại vậy? Tất nhiên, những món ăn loại này rẻ hơn so với những món độc, lạ khác. Chẳng hạn như, mùa hè bạn có thể chọn các loại trái cây tráng miệng như vải, dưa hấu, nho,…Trong khi đó, vào mùa đông, bạn hoàn toàn có thể thay thế bằng những loại bánh ngọt.
Về đồ uống, bạn cũng nên hạn chế những đồ uống cao cấp, đồ uống hạng sang. Thay vào đó là những loại đồ uống có chi phí vừa phải nhưng vẫn đem lại cảm giác ngon miệng cho khách mời. Đừng quên nước lọc trong suốt quá trình diễn ra buổi hội nghị. Quan trọng nhất là bạn chọn được đơn vị tổ chức hội nghị chuyên nghiệp, giá rẻ.
Chọn nơi tổ chức hội nghị tiết kiệm chi phí phụ thuộc vào khá nhiều yếu tố. Do đó, bạn cần đầu tư công sức và thời gian để tìm hiểu. Bạn có thể tìm hiểu trên các phương tiện thông tin đại chúng, báo đài, internet hoặc qua lời giới thiệu của người quen. Chúc bạn chọn được địa điểm tổ chức hội nghị uy tín, chất lượng và có giá cả phải chăng.
